Leveranciersaudits zijn een cruciaal onderdeel van het supply chain management van een bedrijf. Ze beoordelen de productkwaliteit, productiecapaciteit, managementsystemen en naleving van leveranciers van leveranciers, waardoor inkooprisico's worden verminderd en de stabiliteit en duurzaamheid van de activiteiten van het bedrijf worden gewaarborgd. Wetenschappelijke implementatienormen voor audits vormen de basis voor het waarborgen van de effectiviteit van audits.
Ten eerste moeten auditnormen alomvattend zijn. De inhoud van de audit moet kwaliteitsmanagementsystemen (zoals ISO 9001), normen voor milieu- en sociale verantwoordelijkheid (zoals ISO 14001 en SA8000), productiecapaciteiten (apparatuur, processen en productiecapaciteit), financiële status en leveringscapaciteiten omvatten. Verschillende industrieën vereisen specifieke eisen. De voedingsmiddelenindustrie richt zich bijvoorbeeld op HACCP- of GMP-compliance, terwijl de elektronica-industrie zich richt op milieunormen zoals RoHS en REACH.
Ten tweede moet het auditproces worden gestandaardiseerd. Audits bestaan doorgaans uit drie fasen: documentbeoordeling, beoordeling ter plaatse- en follow-up-. De documentbeoordeling verifieert de kwalificaties, certificeringen en historische prestaties van leveranciers. De on-beoordeling ter plaatse waarborgt de naleving van de normen door middel van on-inspecties ter plaatse van productieprocessen, kwaliteitscontrole en personeelsbeheer. Follow-up- omvat het ontwikkelen van corrigerende actieplannen voor geïdentificeerde problemen en het regelmatig beoordelen van verbeteringen.
Bovendien moeten audits objectief en onpartijdig worden uitgevoerd. Auditteams moeten over professionele expertise beschikken, belangenconflicten vermijden en een kwantitatief scoresysteem gebruiken (bijvoorbeeld een schaal van 1-5) om de prestaties van leveranciers te beoordelen. Voor leveranciers met een hoog-risico kunnen onaangekondigde audits of tussenkomst van derden worden uitgevoerd om de autoriteit van de audit te vergroten.
Tenslotte staat continue verbetering voorop. Auditresultaten moeten dienen als basis voor het rangschikken van leveranciers. Uitstekende leveranciers krijgen meer mogelijkheden voor samenwerking, terwijl slecht presterende leveranciers een deadline krijgen om hun problemen op te lossen of te worden geëlimineerd. Bedrijven moeten ook regelmatig de auditnormen bijwerken om zich aan te passen aan veranderingen in de regelgeving en zakelijke behoeften.
Door strikte implementatie van deze normen kunnen bedrijven zeer betrouwbare leveranciers identificeren, hun supply chain-structuur optimaliseren en uiteindelijk de tweeledige doelstellingen van kostenbeheersing en risicobeperking bereiken.
